8 Zeichen, an denen Du erkennst, dass Dein Unternehmen im Datenchaos versinkt

Als Hersteller von Unternehmenssoftware sind wir häufig mit direkten Fragen unserer Kunden konfrontiert. Eine der häufigsten dabei ist sicherlich "Ab wann braucht mein Unternehmen Software?" die es auch in der Variation "Ab wann lohnt sich die digitale Transformation?" gibt. Wir beziehen uns hierbei hauptsächlich auf die Einführung von ERP, CRM, CMS Systemen in kleinen und mittelständischen Betrieben.

Ich möchte hier versuchen eine ehrliche Antwort auf diese Frage zu finden.

1. Deine Excel-Tabellen wachsen über sich hinaus

Du hast unzählige Excel-Tabellen auf deinem Laptop und in jeder zweiten E-Mail schicken Dir Deine Kollegen eine neue.

Deine Tabellen enthalten alle nur denkbaren Funktionen, um Steuersätze zu berechnen und Rechnungen zu entwerfen.

Deine Kontakte, Kunden und Waren sind über kilometerlange Spalten und Zeilen in Excel verteilt.

2. Dein Büro ist SEHR Papierlastig

Links und Rechts von Dir türmen sich Aktenordner und abgelegte Dokumente. Der Drucker und der Scanner laufen 24 Stunden am Tag.

Das wichtigste Büromaterial ist immer noch der Stift und Briefe werden von Hand verschickt.

3. Es kommt vieles durcheinander

Hatte Kunde Müller jetzt den Rabatt bekommen oder war es doch der Kunde Meier? Und wer hatte den Kunden noch gleich zuletzt angerufen?

Häufig sind die Informationen grundsätzlich zwar alle vorhanden, man hat sie leider nur nie zur Hand, wenn man sie gerade braucht.

So gruselt es Dich schon vor der nächsten Betriebsprüfung, weil Du nicht sicher bist, ob wirklich alles leicht einsehbar ist.

4. Alles ist kompliziert

Ein neuer Kunde ist noch schnell angelegt: Einfach eine neue Zeile in der treuen Excel Tabelle und fertig.

Doch schon bei der Rechnung denkst Du wieder: "Ohje, schon wieder dieses Hick-Hack".

Du öffnest Deine Rechnungsvorlage in Word, änderst die Adresse auf den neuen Kunden ab und beginnst die Rechnungspositionen einzutragen. Die Rechnungsnummer noch anpassen und die Umsatzsteuer mit Excel berechnen.

Dann kannst Du auch diese Rechnung abschicken.

5. Manuelle Prozesse werden zu komplex und fehleranfällig

Wenn jeder Newsletter von Hand verfasst und verschickt wird, passieren dabei schnell Fehler. Dasselbe gilt für Rechnungen, Wareneingänge, Benachrichtigungen und Freigaben.

Vor allem, wenn Arbeitsabläufe sehr häufig wiederholt werden und von Hand erledigt werden müssen, lohnt es sich, über automatisierte Lösungen nachzudenken.

6. Massives Wachstum

Das Unternehmen wird merklich größer und einst einfache Arbeitsabläufe werden immer komplizierter. Während man früher noch beim Mittagstisch jeden auf den neuesten Stand bringen konnte, sehen sich mittlerweile nicht mehr alle Mitarbeiter täglich. Schon gar nicht aus den unterschiedlichen Abteilungen.

Darunter leidet die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und es wird schwieriger alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten.

7. Zu viele unterschiedliche Kanäle und Plattformen

Deine E-Mails sind im Outlook, eure Termine verwaltet Lotus Notes, Nachrichten kommen in Echtzeit über Slack und Skype.

Um ein Produkt in Deinen Online Shop einzupflegen, brauchst Du vier verschiedene Konten bei vier verschiedenen Applikationen. Und Du musst in jedem Konto etwas anpassen.

Du verwaltest mehr Benutzerkonten als Stammdaten.

8. Aber nur, wenn Dich all das aufhält

Seien wir ehrlich. Nur weil das eigene Unternehmen noch nicht das neueste CRM oder ERP im Einsatz hat, muss das noch lange kein Problem sein.

Auch manuelle Arbeitsabläufe an sich stellen noch kein Problem dar. Erst, wenn die Effizienz der Unternehmung wirklich unter den vorgenannten Punkten leidet, sollte man sich überlegen, wie eine digitale Lösung aussehen könnte.

Solange das Tagesgeschäft schnurrt wie ein Kätzchen, die Jahresbilanz stimmt und auch ansonsten alles rund läuft, braucht man sich sicherlich keine Unternehmenssoftware ins Haus holen.


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