Wir waren Escape Room Betreiber - Zahlen und Fakten

Ein Rückblick

Es war Ende 2015 als Jürgen, mein Geschäftspartner, und ich unseren ersten Escape Room besuchten.

Wir hatten noch nie zuvor von diesem Freizeittrend gehört und waren aber sofort begeistert. Die Prämisse liest sich wie die Beschreibung eines guten alten Point and Click Adventures aus den besten Zeiten von LucasFilm Games: Eine Gruppe wird für etwa eine Stunde in einen Raum voller Rätsel eingesperrt und muß diese nun lösen um wieder aus dem Raum zu entkommen.

Wir waren direkt fasziniert von dem Konzept und den Möglichkeiten die uns durch unsere technische Fähigkeiten offen standen. Kaum hatten wir unseren ersten Escape Room fertig gespielt planten wir unseren eigenen. Selbstverständlich sollte der viel toller und besser werden..;)

Als Alleinstellungsmerkmal hatten wir uns ein Detail ausgesucht, dass uns persönlich am meisten gestört hatte: Die meisten Escape Rooms verschlossen die für viele Rätsel notwendigen Container mit einfachen Zahlenschlössern.

Das wollten wir anders machen.

Ohne Schweiss kein Preis

Natürlich hatten wir als frischgebackene Unternehmer den Aufwand für die Gestaltung eines solchen Raumes gründlich unterschätzt. Wir hatten immerhin einiges Glück mit der Wahl unserer Räumlichkeiten und bekamen zwei schöne Zimmer in der Nähe der Stadtmitte Freiburgs zur Miete.

Wir verbrachten mehr Zeit mit der Ausgestaltung unseres Raumes als wir angedacht hatten. Aus den geplanten zwei bis drei Monaten wurde schnell ein halbes Jahr. Doch ziemlich genau sechs Monate nachdem wir das erste Mal die Idee für den Raum hatten, öffnete TimeQuest in Freiburg seine Pforten.

Natürlich hatten wir nicht nur den Raum selbst vollständig konzipiert und eingerichtet sondern auch sämtliche für den Betrieb notwendige Technologie: Bis zu 20 Microcontroller (hauptsächlich ATTiny85 und ATMega 328) waren im Einsatz, dazu 3 Raspberry Pis und natürlich eine Vielzahl an Sensoren und Kabeln. Auch das Buchungssystem für unsere Webseite war Marke Eigenbau und funktionierte bald zufriedenstellend.

Die Technik im Raum wurde durch ein hübsches Webinterface bedient und überwacht, so dass der Spielleiter immer die Übersicht hatte.

Haben wir nicht was vergessen?

Mit viel Stolz öffneten wir im April 2016 die Tore zu unserem ersten Escape Room "Magnum Opus". Und dann…​ passierte nichts.

Wir hatten natürlich eine ansprechende Webseite geschaltet und einfach darauf vertraut, dass uns schon jemand finden würde. Das war natürlich nicht der Fall.

Das Zauberwort heisst natürlich Marketing. Dass hatten wir während der ganzen Arbeit an unserem Produkt, dem Raum, völlig vernachlässigt. Wir begannen also damit unsere Webseite besser bei Google zu platzieren, Online Werbung zu schalten und Flyer zu drucken.

Und tatsächlich kamen auch schon bald die ersten Benachrichtungsmails unseres Buchungssystems: "NEW Booking!"

Die Mitbewerber

Das die Escape Room Branche zu diesem Zeitpunk einen regelrechten Boom erlebte wurde uns spätestens jetzt klar. Während es bei unserem ersten Besuch Ende 2016 nur einen Escape Room in Freiburgs Umgebung gab, waren es zum Zeitpunk unserer Eröffnung schon ganze acht.

Der Betrieb

Insgesamt ist der Betrieb eines Escape Rooms ein relativ angenehmes Geschäft. Die Kunden sind als Teilnehmer einer Freizeitaktivität meist entspannt und gutgelaunt. Natürlich gibt es auch manchmal Ausnahmen. Häufig aber einfach deswegen weil es sich um eine Gruppenaktivität handelt. Das hat zur Folge, dass manchmal Menschen "mitgeschleppt" werden, die vielleicht eine andere Form der Unterhaltung vorgezogen hätten.

Da die Spieler leider nicht immer so behutsam mit dem Inventar umgehen wie man es als Betreiber gerne hätte, muß natürlich im Notfall für Ersatz gesorgt sein. Wir hatten auch einige Fälle von zerstörten Gegenstände aber meist waren es nur Kleinigkeiten.

Deutlich zu merken war der Unterschied den die Jahreszeiten auf die Anzahl an Buchungsanfragen hatten. Es liegt auf der Hand, dass die Bereitschaft sich in einen Raum einsperren zu lassen im Hochsommer deutlich geringer ist.

Das Ende?

Ja, warum mussten wir denn nun unseren Escape Room schliessen? Entgegen unseren Befürchtungen lag es am Ende nicht daran, dass der Raum keinen Umsatz mehr gemacht und wir uns die Raummiete nicht mehr leisten konnten.

Tatsächlich wurde einfach allen Mietern in dem Haus in dem wir unsere Räume angemietet hatten gekündigt. Der Vermieter plant Renovierungsarbeiten.

Aktuell ist keine Fortsetzung des Betriebs an anderer Stelle geplant. Stattdessen werden wir uns wieder unserer Kernkompetenz zuwenden: Software.

Die Zahlen

Vermutlich ist dieser Teil für die meisten Leser das Interessanteste.

Die Kosten für den Aufbau des Escape Rooms beliefen sich auf etwa 4-5k Euro für Material, Ausstattung, Handwerkszeug, Elektronik und Subunternehmer. Dazu kommen 12 Personenmonate Arbeitszeit.

Unsere Ausgaben für Marketing (Website, Flyer, Online Werbung, Aufkleber) waren etwa in der Größenordnung von 3-4k Euro.

Wir hatten monatlich zwischen fünf und 16 Buchungen. Die Einnahmen aus den Buchungen haben die Kosten für die Raummiete meist vollständig gedeckt.

Leider war den Betrieb an sich für uns nicht wirtschaftlich rentabel.

Lessons learned

Ich möchte hier kurz die Erfahrungswerte zusammenfassen, die wir bei dieser Unternehmung gemacht haben. Sowie spekulativ darauf eingehen warum der Betrieb für uns nicht rentabel war.

Was hätte man besser/anders machen sollen?

  • Marketing viel früher beginnen

  • Marketing aggressiver und ausgiebiger betreiben

  • Mehr Gedanken zur eigenen Marke und Außenwirkung machen

  • Größere Räume vorhalten

  • Technik mit bedacht einsetzen

  • Standort, Standort, Standort

Der Standort Freiburg ist möglicherweise für ein solches Wachstum an Mitbewerbern auch einfach zu klein.

Jedenfalls bestand einer unserer Fehler darin, die Kundengruppe der Betriebsausflüge zu unterschätzen. Wir hatten häufig Anfragen von interessierten Firmen die gerne mit ihrer kompletten Abteilung in unseren Escape Room gekommen wären. Das wären bis zu 40 Personen gleichzeitig gewesen und unser Raum fasst nur sechs Personen. Dadurch ist uns eine der besten Einkommensquellen durch die Lappen gegangen.

Auch war unsere Corporate Identity etwas zu dunkel gehalten. Zwar fanden wir bis zuletzt gefallen an dem für TimeQuest entwickelten Logo, doch eine hellere und freundlichere Gestaltung der Landing Page hätte vermutlich den Familienfreundlichen Charakter der Freizeitaktivität besser unterstrichen.

Und zuletzt haben wir auch nicht mit den richtigen Begriffen geworben. Eine Keyword Analyse war uns zu Beginn unserer Marketing Bestrebungen noch fremd. Erst zum Ende unserer Tätigkeit als Escape Room Betreiber waren wir in Google gut platziert und wurden mit den richtigen Begriffen gefunden.

Zu neuen Ufern

Insgesamt sind wir sehr froh diese Erfahrung gemacht zu haben und soviel wertvolles Wissen für unsere hauptsächliche Geschäftsaktivität gewonnen zu haben.

Als Überbleibsel aus dieser tollen Zeit haben wir noch einen Haufen spannender Gegenstände aus dem Raum zurückbehalten. Sowie natürlich unser Buchungssystem das mittlerweile noch um einige Funktionen erweitert wurde und jetzt von uns verkauft wird.

Aber das schönste Geschenk aus dieser Zeit ist sicherlich die Erinnerung an die vielen tollen Menschen die freudestrahlend wieder aus dem "Labor des Alchemisten" hervorkamen.

Vielen Dank an Euch Alle. Es war uns eine große Freude.


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